Προκλήσεις διαχείρισης του κύκλου ζωής συμβολαίου και οι λύσεις τους για το 2022

Υπήρξαν πολλές εξελίξεις στις ψηφιακές λύσεις για τη διαχείριση συμβολαίων τα τελευταία χρόνια. Η παγκόσμια αγορά CLM θα μπορούσε να φτάσει 3,84 δισεκατομμύρια δολάρια σε αποτίμηση έως το 2026. Αλλά η διαχείριση του κύκλου ζωής των συμβολαίων δεν ήταν χωρίς προβλήματα. Η κατανόηση αυτών των προκλήσεων θα μας βοηθήσει να βρούμε τις σωστές λύσεις σε αυτά τα ζητήματα και θα αυξήσουμε τα έσοδα και το χαμηλότερο κόστος.

Γιατί είναι σημαντικό να γνωρίζουμε τις βασικές προκλήσεις διαχείρισης του κύκλου ζωής της σύμβασης;

Τα συμβόλαια είναι αναμφίβολα ένα κρίσιμο μέρος της διαχείρισης των επιχειρήσεων και του οργανισμού. Μέχρι και 70-80% των επιχειρηματικών λειτουργιών διέπονται από συμβάσεις. Έτσι, ο τρόπος με τον οποίο οι ηγέτες, οι διευθυντές και οι υπάλληλοι χειρίζονται τις συμβάσεις θα επηρεάσει σε μεγάλο βαθμό τη συνολική αποτελεσματικότητα της εταιρείας. Υπάρχουν πολλά βήματα που μπαίνουν σε έναν κύκλο ζωής συμβολαίου, και συγκεκριμένα:

  • Δημιουργία συμβολαίου
  • Έγκριση συμβολαίου από όλα τα μέρη
  • Αναθεώρηση της σύμβασης
  • ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΒΟΛΑΙΟΥ
  • Εκτέλεση συμβολαίου
  • Αρχειοθέτηση συμβολαίων

Πολλές φορές, χρειάζεται ένα συμβόλαιο που δεν έχει τοποθετηθεί ή δεν έχει εκτελεστεί σωστά για να δημιουργηθεί ένα φαινόμενο κυματισμού σε όλη την εταιρεία. Γι’ αυτό η χρήση λογισμικού διαχείρισης κύκλου ζωής συμβολαίου μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμη. Ας δούμε μερικά από τα οφέλη της διαχείρισης κύκλου ζωής συμβολαίου:

Νομική προστασία — Η ύπαρξη των κατάλληλων εγγράφων προστατεύει όλα τα μέρη από τυχόν παρεξηγήσεις ή νομικά ζητήματα στο μέλλον. Έχουμε περάσει την εποχή όπου οι συμφωνίες χειραψίας είναι ο καλύτερος τρόπος για τη διεξαγωγή οποιασδήποτε επιχείρησης, είτε πρόκειται για συναλλαγή, σύμβαση εργασίας ή οτιδήποτε νομικής φύσεως— η οποία είναι ουσιαστικά η μεγάλη πλειοψηφία οποιασδήποτε προσωπικής συμφωνίας.

Παραγωγικότητα — Η χρήση οποιασδήποτε τεχνολογίας που αυτοματοποιεί τις εργασίες και βελτιστοποιεί την ανάπτυξη μπορεί να βοηθήσει στην εξοικονόμηση σημαντικού χρόνου και ενέργειας που θα μπορούσε να επιστραφεί αλλού. Δεν είναι μυστικό ότι οι επαγγελματίες μεταπηδούν μεταξύ διαφορετικών ρόλων και ευθυνών κατά τη διάρκεια μιας εργάσιμης ημέρας. Αναθέτοντας τη διαχείριση συμβάσεων στην τεχνολογία, οι εργαζόμενοι μπορούν να επικεντρωθούν σε άλλες εργασίες που θα μπορούσαν να προσφέρουν περισσότερα αποτελέσματα.

Βελτιωμένες λειτουργίες — Η παραγωγικότητα που προσφέρει η διαχείριση του κύκλου ζωής των συμβολαίων δεν επηρεάζει μόνο το άτομο. Επηρεάζει τον οργανισμό. Υπάρχουν πολλά θέματα που προσθέτουν περιττό βάρος και επιβάρυνση στον οργανισμό. Οι εταιρείες λειτουργούν σε σιλό και έχουν ελαττωματικά συστήματα που επιβραδύνουν τις τακτικές λειτουργίες. Χρησιμοποιώντας τεχνολογία, οι ομάδες μπορούν να επιταχύνουν τις διαδικασίες και να επιτύχουν περισσότερα μαζί.

Συνεργασία και εμπιστοσύνη — Επειδή μερικές φορές τα συμβόλαια μπορεί να διαρκέσουν τόσο πολύ για να ολοκληρωθούν, ορισμένες συμφωνίες ή συνεργασίες τείνουν να συμβαίνουν χωρίς αυτές. Αλλά αυτό μπορεί να εγείρει ζητήματα εμπιστοσύνης, καθώς οι άνθρωποι συχνά αισθάνονται ότι πρέπει να «πατήσουν» μέσα από ένα έργο ή μια σχέση. Με μια σύμβαση σε ισχύ, οι άνθρωποι έχουν μεγαλύτερη εμπιστοσύνη δεδομένου ότι τα όρια και οι όροι απαριθμούνται καλύτερα σε μια συμφωνία.

Οι πιο συνηθισμένες προκλήσεις που αναμένεται να αντιμετωπίσει η διαχείριση του κύκλου ζωής των συμβολαίων το 2022

ζητήματα clm

Η διαχείριση του κύκλου ζωής της σύμβασης δεν είναι κάτι καινούργιο. Βρήκαμε επίσης καλύτερους τρόπους για να το κάνουμε με την πάροδο του χρόνου, αλλά υπάρχει ακόμα χώρος για βελτίωση. Ποιες είναι λοιπόν οι κοινές προκλήσεις διαχείρισης συμβολαίων και οι πρακτικές λύσεις για την επίλυσή τους με το λογισμικό CLM; Ακολουθούν έξι βασικές προκλήσεις στη διαχείριση συμβολαίων και τρόποι επίλυσής τους.

1. Εξισορρόπηση μεταξύ ταχύτητας και ελέγχου του CLM

Μία από τις πιο κοινές προκλήσεις διαχείρισης του κύκλου ζωής των συμβολαίων είναι η εξισορρόπηση της ταχύτητας και του ελέγχου. Υπάρχει μια συνεχής διελκυστίνδα μεταξύ της γρήγορης εκτόξευσης πραγμάτων και της σωστής εκτόξευσης – και αυτό ισχύει και για το επιχειρηματικό φάσμα. Αλλά τα σημεία πόνου είναι πιο αληθινά με τη διαχείριση του κύκλου ζωής του συμβολαίου.

Η χρήση λύσεων διαχείρισης συμβολαίων βοηθά στη διατήρηση της ισορροπίας διασφαλίζοντας ότι τα συμβόλαια αναπτύσσονται ταχύτερα και με λιγότερα σφάλματα. Το τυπικό λογισμικό CLM επιτρέπει τη δημιουργία προτύπων που μειώνει τον χρόνο για τους σκοπούς ανάπτυξης της σύμβασης. Και επειδή τα συμβόλαια αποστέλλονται εικονικά αντί του παραδοσιακού ταχυμεταφορέα ή αγγελιοφόρου, οι χρόνοι διεκπεραίωσης κατά την ολοκλήρωση της σύμβασης είναι επίσης ταχύτεροι. Στο τέλος, οι εταιρείες ολοκληρώνουν τους κύκλους ζωής των συμβάσεων πιο γρήγορα και έχουν περισσότερο έλεγχο της ποιότητας και της ακρίβειας των συμβάσεων.

2. Έλλειψη ορατότητας των συμβατικών όρων, υποχρεώσεων και αξίας

Μια άλλη από τις κοινές προκλήσεις διαχείρισης συμβάσεων είναι η έλλειψη ορατότητας και διαφάνειας σχετικά με τους συμβατικούς όρους, τις υποχρεώσεις και την αξία. Οι λύσεις διαχείρισης κύκλου ζωής συμβολαίου παρέχουν μια καλή ισορροπία μεταξύ της μέγιστης δυνατότητας κοινής χρήσης και της ασφάλειας. Το πλεονέκτημα μιας λύσης Saas για το CLM έναντι των συμβολαίων απλής αποστολής email είναι το ύψος της ασφάλειας των συμβάσεων. Αυτό σημαίνει ότι μόνο τα μάτια που πρέπει να δουν τη σύμβαση βλέπουν πραγματικά το περιεχόμενο.

δύο άνδρες συμφωνούν σε ένα συμβόλαιο

Ωστόσο, ακόμη και με καλύτερα μέτρα ασφαλείας, οι άνθρωποι μπορούν να μοιράζονται συμβόλαια ευκολότερα και να παρέχουν πρόσβαση σε εκείνους που πρέπει να δουν τους όρους και τις αξίες της σύμβασης που συνδέονται με αυτά. Τα λογισμικά διαχείρισης συμβολαίων μπορούν επίσης συχνά να ενσωματωθούν απρόσκοπτα λογισμικό οικονομικών αναφορών για λογιστικά και νομικές ομάδες να συνεργάζονται ταχύτερα σε οικονομικές αποφάσεις και αναφορές.

3. Κενά στην τυποποιημένη νομική γλώσσα

Εξετάζοντας τους στόχους και τις προκλήσεις στη διαχείριση συμβάσεων και στη διαχείριση προμηθευτών, οι εταιρείες ενδέχεται επίσης να αντιμετωπίσουν έλλειψη τυποποίησης στη νομική γλώσσα που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι. Αυτό το πρόβλημα ισχύει περισσότερο για εταιρείες που δραστηριοποιούνται σε διάφορες χώρες με διαφορετικά νομικά συστήματα.

Ωστόσο, τα εργαλεία διαχείρισης του κύκλου ζωής των συμβολαίων αρχίζουν να φτάνουν τη διαφορά με την παγκοσμιοποίηση και συνεχίζουν να βρίσκουν λύσεις για νομικά εμπόδια. Η άνοδος της τεχνητής νοημοσύνης στη διαχείριση συμβάσεων βοηθά επίσης στη μετάφραση της επαλήθευσης συμμόρφωσης με τη σύμβαση σύμφωνα με τη χώρα του παραλήπτη. Δηλαδή, τα συστήματα μπορούν πλέον να ελέγχουν εάν οι συμβάσεις είναι νομικά συμβατές με τα πλαίσια και τα μέρη που θα καλύπτουν.

4. Κανένας μηχανισμός διαχείρισης αλλαγών συμβολαίων με την πάροδο του χρόνου

Η επόμενη από τις πιο κοινές προκλήσεις που αντιμετωπίζει η διαχείριση συμβολαίων είναι η διαχείριση αναθεώρησης συμβολαίων. Τα συμβόλαια ενδέχεται να αλλάξουν με την πάροδο του χρόνου και τα πρότυπα θα πρέπει να ενημερωθούν. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η ύπαρξη ενός αποθετηρίου συμβολαίων θα βοηθήσει στον εξορθολογισμό των λειτουργιών. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι χρησιμοποιούν με συνέπεια ενημερωμένα συμβόλαια για συμφωνίες πελατών και εταιρείας, όρους και προϋποθέσεις κ.λπ.

5. Έλλειψη κατάλληλης πρόσβασης

Τα πράγματα αλλάζουν στον κόσμο της εργασίας, ειδικά όταν διαφορετικοί άνθρωποι εργάζονται από το σπίτι ή άλλες απομακρυσμένες τοποθεσίες ή διαφορετικά τμήματα εργάζονται με σύμβαση. Μια άλλη από τις κοινές προκλήσεις διαχείρισης συμβάσεων προμηθειών είναι η προσαρμογή της διαχείρισης συμβάσεων σε ρυθμίσεις απομακρυσμένων ή υβριδικών εργασιών.

Αυτό που πρέπει να αρχίσουν να εξετάζουν οι εταιρείες είναι η ανάπτυξη λογισμικού CLM που βασίζεται σε σύννεφο για να παρέχει μεγαλύτερη ευελιξία σε απομακρυσμένες ή υβριδικές ομάδες. Η αποθήκευση στο cloud και η τεχνολογία θα επεξεργαστούν Το 94% του φόρτου εργασίας μας το 2021. Και δεν υπάρχει λόγος να πιστεύουμε ότι η διαχείριση του κύκλου ζωής των συμβολαίων δεν αποτελεί μέρος αυτού του μείγματος.

χειραψία μετά την υπογραφή συμβολαίου

6. Σιλό οργάνωσης και διαπραγμάτευσης

Μια άλλη από τις προκλήσεις της διαχείρισης συμβάσεων στις δημόσιες συμβάσεις είναι η αντιμετώπιση των οργανωτικών σιλό. Αυτό το πρόβλημα μπορεί να είναι μεγαλύτερο για μεγάλες εταιρείες με πολλά μέλη του προσωπικού που δεν επικοινωνούν τακτικά. Προσθέστε σε αυτό έναν κόσμο που μετατρέπεται σε μια ψηφιακή επανάσταση όπου μερικοί άνθρωποι μπορεί να μην πηγαίνουν στο γραφείο ταυτόχρονα.

Οι λύσεις διαχείρισης συμβολαίων παρέχουν στο προσωπικό ένα κεντρικό αποθετήριο και βάση δεδομένων για όλα τα πρότυπα συμβάσεων και τα αρχεία, ώστε να διασφαλίζεται ότι όλοι μπορούν να δουν τα ίδια έγγραφα με το επόμενο άτομο στην οργανωτική τους ιεραρχία.