Παρακολούθηση και διαχείριση της απόδοσης της σύμβασης

Όσον αφορά τις επιχειρηματικές συναλλαγές, είναι απαραίτητες οι συμβάσεις για να συμβάλουν στον καθορισμό των όρων μιας συμφωνίας και στην αποφυγή παρεξηγήσεων στην πορεία. Τι γίνεται όμως όταν τα πράγματα πάνε στραβά; Εδώ μπαίνει η παρακολούθηση της απόδοσης των συμβολαίων. Βοηθά τους διευθυντές και των δύο συμβαλλομένων μερών να μετρήσουν την πρόοδο, να κάνουν προσαρμογές στη συνεργασία με τις συμβάσεις και να επιτύχουν στόχους έναντι των συμβάσεων. Αυτή η ανάρτηση ιστολογίου θα εξηγήσει τι πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με την παρακολούθηση της απόδοσης της σύμβασης και πώς να το κάνετε.

Τι είναι η εκτέλεση της σύμβασης; Γιατί είναι απαραίτητο να παρακολουθείται η απόδοση της σύμβασης;

Η εκτέλεση της σύμβασης είναι απλώς το πόσο καλά μια εταιρεία εκπληρώνει τους όρους της σύμβασής της. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε, από την τήρηση των προθεσμιών έως την παροχή ποιοτικών προϊόντων ή υπηρεσιών. Η παρακολούθηση της εκτέλεσης της σύμβασης είναι ζωτικής σημασίας για διάφορους λόγους. Περιλαμβάνουν:

  • Διευκολύνει τον εντοπισμό πιθανών προβλημάτων από νωρίς

Η παρακολούθηση της απόδοσης της σύμβασης σάς επιτρέπει να εντοπίζετε πιθανά προβλήματα από νωρίς. Αυτό είναι σημαντικό γιατί σας δίνει την ευκαιρία να αντιμετωπίσετε αυτά τα ζητήματα προτού γίνουν πιο σημαντικά προβλήματα και οδηγήσουν σε δαπανηρές νομικές μάχες.

  • Διασφαλίζει ότι η σύμβαση εκπληρώνεται όπως υποσχέθηκε

Όταν μια εταιρεία συμφωνεί να εκπληρώσει τους όρους μιας σύμβασης, πρέπει να κάνει ακριβώς αυτό. Με την παρακολούθηση της εκτέλεσης της σύμβασης, και τα δύο μέρη μπορούν να βεβαιωθούν ότι η σύμβαση θα εκπληρωθεί όπως είχε υποσχεθεί.

Οι εργολάβοι μπορεί μερικές φορές να προσπαθήσουν να εκμεταλλευτούν τους πελάτες τους, μη τηρώντας τις προθεσμίες ή παρέχοντας εργασία χαμηλής ποιότητας. Ωστόσο, εάν γνωρίζουν ότι οι ενέργειές τους παρακολουθούνται, είναι λιγότερο πιθανό να το κάνουν.

  • Βοηθά τους διευθυντές να επιτύχουν τους στόχους

Η παρακολούθηση της απόδοσης των συμβολαίων μπορεί επίσης να βοηθήσει τους διευθυντές να επιτύχουν τους στόχους τους. Παρακολουθώντας την πρόοδο μιας σύμβασης, μπορούν να βεβαιωθούν ότι είναι σε καλό δρόμο για να ολοκληρωθεί εγκαίρως και εντός του προϋπολογισμού.

Τρόποι παρακολούθησης της απόδοσης της σύμβασης

Όταν πρόκειται για την παρακολούθηση της εκτέλεσης μιας σύμβασης, υπάρχουν πολλοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη.

Γενικά, ωστόσο, ακολουθούν ορισμένα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε κατά την παρακολούθηση της απόδοσης μιας σύμβασης:

Πρώτα, πρέπει να καταλάβετε τι πρέπει να επιτύχει η σύμβαση. Αυτό μπορεί να γίνει δημιουργώντας συγκεκριμένους στόχους και ορίζοντας μέτρα απόδοσης της σύμβασης για τη σύμβαση και στη συνέχεια μετρώντας πόσο καλά επιτυγχάνονται αυτοί οι στόχοι.

τρόπους παρακολούθησης της εκτέλεσης της σύμβασης

Δεύτερον, πρέπει να παρακολουθείτε κρίσιμα ορόσημα σε όλη τη διάρκεια του συμβολαίου. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι όλα προχωρούν σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και ότι τυχόν ζητήματα ή προβλήματα μπορούν να αντιμετωπιστούν γρήγορα.

Τρίτον, θα πρέπει να εξετάζετε τακτικά τους θετικούς και αρνητικούς δείκτες που σχετίζονται με τη σύμβαση. Αυτό θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε τυχόν τομείς που μπορεί να χρειάζονται βελτίωση και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές.

Τέταρτον, θα πρέπει να είστε πάντα προετοιμασμένοι να προβείτε σε διορθωτικές ενέργειες εάν χρειαστεί. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει επαναδιαπραγμάτευση της σύμβασης, πρόωρη καταγγελία της ή λήψη άλλων μέτρων για τη διασφάλιση της επίτευξης των στόχων της σύμβασης.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε να παρέχετε έναν αποτελεσματικό έλεγχο απόδοσης συμβολαίου και να βεβαιωθείτε ότι ανταποκρίνεται στις ανάγκες του οργανισμού σας.

Επιπλέον, ορισμένα μέτρα και μετρήσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση της απόδοσης του συμβολαίου.

Μερικά από αυτά περιλαμβάνουν:

Ετήσια αξία συμβολαίου (ACV)

Αυτή είναι η συνολική αξία των συμβολαίων που θα πραγματοποιηθούν σε ένα έτος. Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε την απόδοση της σύμβασης για να σας βοηθήσει να κατανοήσετε πόσα έσοδα μπορεί να αναμένει η εταιρεία σας να αποφέρει κατά τη διάρκεια του έτους. ACV μπορεί να μετρήσει την πρόοδο σε σχέση με τις συμβάσεις, καθιστώντας το απαραίτητο για τους διαχειριστές συμβάσεων.

Υπόλοιπη Αξία Καταγγελίας Συμβάσεων (TRV)

Μια άλλη μέτρηση που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μέτρηση της απόδοσης μιας σύμβασης είναι η Υπόλοιπη Αξία Συμβολαίου (TRV). Η μέτρηση TRV λαμβάνει υπόψη τη συνολική αξία της σύμβασης, συμπεριλαμβανομένης τόσο της αρχικής αξίας της σύμβασης όσο και όλων των επακόλουθων τροποποιήσεων, και αφαιρεί τυχόν πληρωμές που έχουν πραγματοποιηθεί μέχρι σήμερα. Αυτή η μέτρηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον προσδιορισμό συμβάσεων υπό ή υπερπροϋπολογισμού.

Κατά τον υπολογισμό του TRV, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη εάν ο τερματισμός ήταν οφειλόμενος ή όχι. Εάν ο ανάδοχος καταγγείλει οικειοθελώς τη σύμβαση, μπορεί να απομένει κάποια αξία στη σύμβαση που θα πρέπει να καταβληθεί. Αντίθετα, δεν θα πρέπει να γίνονται περαιτέρω πληρωμές εάν ο ανάδοχος τερματιστεί για λόγους.

συμβόλαιο παρακολούθησης TRV

Το TRV μπορεί να σας βοηθήσει να απαντήσετε σε βασικές ερωτήσεις όπως:

· Πόσα χρήματα απομένουν να πληρωθούν για αυτό το συμβόλαιο;

· Ποια ήταν η αρχική αξία του συμβολαίου;

· Πόσα έχουν πληρωθεί μέχρι σήμερα;

· Ποια είναι η εκτιμώμενη τελική αξία της σύμβασης;

Διακύμανση αξίας παραγγελίας από την αρχική αξία σύμβασης (OVV)

Ένα άλλο μέτρο της απόδοσης της σύμβασης είναι η απόκλιση της αξίας παραγγελίας από την αρχική αξία του συμβολαίου. Αυτή η μέτρηση εξετάζει πόσο διαφέρουν οι πραγματικές τιμές παραγγελίας από τις αρχικές αξίες του συμβολαίου.

Ο τύπος για αυτόν τον υπολογισμό είναι: (Πραγματική αξία παραγγελίας – Αρχική αξία σύμβασης) / Αρχική αξία σύμβασης

Αυτός ο υπολογισμός σας δίνει ένα ποσοστό που δείχνει πόσο κοντά ή μακριά είναι οι πραγματικές παραγγελίες από τις αρχικές αξίες του συμβολαίου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να προσδιορίσετε εάν υπάρχουν τομείς για βελτίωση και μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να επαναδιαπραγματευτείτε συμβόλαια εάν είναι απαραίτητο.

Απάτη πωλητή

Όσον αφορά την παρακολούθηση της απόδοσης των συμβολαίων, η απάτη πωλητή μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως μέτρηση για τη μέτρηση. Η πιθανότητα απάτης μπορεί να αυξηθεί όταν υπάρχει λιγότερη εποπτεία της απόδοσης του αναδόχου, επομένως είναι σημαντικό να υπάρχουν πρωτόκολλα για τον μετριασμό αυτού του κινδύνου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια εταιρεία επαλήθευσης τρίτου μέρους μπορεί να προσληφθεί για να αξιολογήσει την εργασία που εκτελείται από τον ανάδοχο και να διασφαλίσει ότι δεν λαμβάνει χώρα καμία δόλια δραστηριότητα.

Εάν ανησυχείτε για πιθανή απάτη από προμηθευτές, υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε:

– Απαιτήστε τακτικές αναφορές από τον ανάδοχο που να αναφέρουν την πρόοδο και την απόδοσή τους σε σχέση με τους όρους της σύμβασης

– Επανεξετάζετε περιοδικά τις εργασίες που εκτελούνται από τον ανάδοχο για να βεβαιωθείτε ότι ανταποκρίνονται σε όσα είχαν συμφωνηθεί στη σύμβαση

– Διαθέτετε ένα σύστημα για την αναφορά τυχόν ανησυχιών ή ύποπτων απάτης στον αναθέτοντά σας υπάλληλο ή σε άλλες αρμόδιες αρχές

Λαμβάνοντας αυτά τα βήματα, μπορείτε να προστατεύσετε τον εαυτό σας από πιθανή απάτη του προμηθευτή και να διασφαλίσετε ότι η σύμβασή σας εκτελείται σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις.

Συμμόρφωση με τη σύμβαση

Μια άλλη μέτρηση που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά την παρακολούθηση της απόδοσης της σύμβασης είναι η συμμόρφωση με τη σύμβαση. Η συμμόρφωση με τη σύμβαση εξετάζει εάν ο ανάδοχος πληροί όλες τις απαιτήσεις που καθορίζονται στη σύμβαση. Η εκπλήρωση όλων των συμβατικών απαιτήσεων είναι απαραίτητη για μια θετική σχέση με τον πελάτη, αλλά απαιτείται επίσης να αποφευχθούν τυχόν κυρώσεις που θα μπορούσαν να εκτιμηθούν για μη συμμόρφωση.

παρακολούθηση συμμόρφωσης με τη σύμβαση

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι μέτρησης της συμμόρφωσης με τη σύμβαση, αλλά ορισμένες τυπικές μετρήσεις απόδοσης συμβολαίου περιλαμβάνουν:

– Ποσοστό παραδοτέων που ολοκληρώθηκαν στην ώρα τους

– Συμμόρφωση με προδιαγραφές και πρότυπα

– Αριθμός εντολών αλλαγής που εκδόθηκαν

– Αριθμός αξιώσεων που υποβλήθηκαν

– Έλεγχοι ποιότητας που διενεργήθηκαν/αποτελέσματα αυτών

Παρακολουθώντας αυτές και άλλες μετρήσεις συμμόρφωσης, μπορείτε να έχετε μια καλή ιδέα για το πόσο καλά αποδίδει ο ανάδοχός σας συνολικά σε σχέση με τη σύμβαση. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε εάν θα συνεχίσετε να εργάζεστε με τον ανάδοχο, να προσαρμόσετε τους όρους της σύμβασης ή να επιδιώξετε άλλα διορθωτικά μέτρα.

Ποιότητα/Επιλύθηκαν παράπονα

Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό σε αυτόν τον κατάλογο μέτρων παρακολούθησης της απόδοσης της σύμβασης είναι οι λύσεις ποιότητας και παραπόνων. Εδώ παρακολουθείτε πόσα ζητήματα έχουν τεθεί, τη βασική αιτία και πώς επιλύθηκαν. Αυτό θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε από νωρίς τυχόν μοτίβα ή προβλήματα με την απόδοση του συμβολαίου σας.

Εάν ληφθεί μεγάλος αριθμός καταγγελιών, θα μπορούσε να υποδηλώνει ότι η σύμβαση δεν είναι αρκετά σαφής ή συγκεκριμένη. Ή ίσως το προϊόν ή η υπηρεσία δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες του πελάτη. Θα ήταν ωφέλιμο να διερευνηθούν αυτά τα ζητήματα και να γίνουν οι απαραίτητες αλλαγές στη σύμβαση προτού προκαλέσει μεγαλύτερη ζημιά.

Από την άλλη πλευρά, εάν ληφθεί μικρός αριθμός παραπόνων, αυτό θα μπορούσε να υποδηλώνει ότι η σύμβαση είναι καλογραμμένη και ότι και τα δύο μέρη ανταποκρίνονται ή υπερβαίνουν τις προσδοκίες. Σε αυτήν την περίπτωση, ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να αυξήσετε τα πρότυπα ή τους στόχους του συμβολαίου για να αμφισβητήσετε την ομάδα και να συνεχίσετε να παρέχετε αποτελέσματα υψηλής ποιότητας.

Ανεξάρτητα από το ποια είναι η κατάσταση, είναι σημαντικό να υπάρχει ένα σύστημα καταγραφής και επίλυσης παραπόνων. Αυτό θα σας βοηθήσει να παραμείνετε ενήμεροι για τυχόν πιθανά προβλήματα και να προβείτε σε διορθωτικές ενέργειες όπως απαιτείται.