Ιδέες και βέλτιστες πρακτικές για τη βελτίωση της διαχείρισης συμβάσεων προμηθευτών

Σήμερα, οι οργανισμοί έχουν δεκάδες χιλιάδες πωλητές που πωλούν και χρησιμοποιούν την αλυσίδα εφοδιασμού τους. Για παράδειγμα, η γαλλική εταιρεία ενέργειας Total, από το 2021, είχε πάνω από 150.000 προμηθευτές υπό σύμβαση. Ο καθένας τους εκθέτει σε κίνδυνο, ο καθένας τους εκθέτει σε κακές πρακτικές, ο καθένας τους εκθέτει σε εξαντλητικά και ακριβά logistics. Πόσοι προμηθευτές βρίσκονται κάτω από την πτέρυγά σας; Πόσα χρειάζεστε για να λειτουργήσετε;

Σήμερα, χάρη στην τεχνολογία, οι εταιρείες βρίσκουν καλύτερες και πιο βελτιωμένες λύσεις σε αυτόν τον λαβύρινθο που έχουν κατασκευάσει. Βελτιωμένα και άψογα συστήματα διαχείρισης συμβάσεων προμηθευτών και προϊόντα μπορούν να βοηθήσουν στην προώθηση του οργανισμού σας, να σας γλιτώσουν από πολλούς πονοκεφάλους και να ενισχύσουν τις σχέσεις με τους προμηθευτές σας. Σε αυτό το ιστολόγιο, θα συζητήσουμε τι είναι το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων προμηθειών, μερικά από τα πλεονεκτήματά του και πώς μπορείτε να βελτιώσετε τις μετρήσεις σας κάνοντας το άλμα και κάνοντας βήμα στο μέλλον.

Τι είναι οι συμβάσεις προμηθειών και η διαχείριση συμβάσεων προμηθευτών;

Ένα συμβόλαιο προμήθειας είναι μια σιδερένια, μερικές φορές εξαιρετικά περίπλοκη, συμφωνία στην οποία ένας τρίτος προμηθευτής, ένας προμηθευτής ή κάποια υπηρεσία εκτός της κύριας υποδομής του οργανισμού σας συμφωνεί να σας δώσει ορισμένα αγαθά και υπηρεσίες — είτε πρόκειται για αποκλειστική σύμβαση είτε όχι εξαρτάται από συμφωνία.

Τη στιγμή που συμβαίνει αυτό, αυτός ο προμηθευτής αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της αλυσίδας εφοδιασμού σας. Τα έχετε συνδέσει προς το παρόν, τουλάχιστον μέχρι να τελειώσει ο κύκλος ζωής του συμβολαίου, με την επιχείρησή σας. Αυτό σημαίνει ότι η φήμη σας, η έκθεσή σας στον κίνδυνο και οι ροές εσόδων σας συνδέονται με το πόσο καλά κάνουν τη δουλειά τους. Πόσο καλά συμμορφώνονται με την επιγραφή της σύμβασης.

Εν τω μεταξύ, η διαχείριση συμβάσεων προμηθειών είναι η διαδικασία επίβλεψης και ελέγχου αυτών των συμφωνιών. Ο στόχος είναι να διασφαλιστεί ότι η προσφορά αγαθών και υπηρεσιών είναι πάντα διαθέσιμη για να ικανοποιήσει τις ανάγκες των αγοραστών. Και ότι οι όροι, οι προϋποθέσεις και η τιμολόγηση για τη συνεχιζόμενη σχέση τους ωφελούν και τα δύο μέρη. Καθορίζει επίσης πότε λήγει η σχέση ή πρέπει να διεξαχθεί μια διαπραγμάτευση συμβολαίου.

τη διαδικασία διαχείρισης της σύμβασης προμηθευτή

Τα συμβόλαια προμηθειών χρησιμοποιούνται συχνά από τους αγοραστές για να βεβαιωθούν ότι έχουν αρκετές προμήθειες για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Για παράδειγμα, εάν δεν υπάρχουν προμηθευτές στην περιοχή που να μπορούν να παρέχουν ό,τι χρειάζονται, τότε μπορεί να χρησιμοποιήσουν μια σύμβαση προμήθειας για να αγοράσουν από άλλη εταιρεία για περιορισμένο χρονικό διάστημα μέχρι να βρουν κάποιον τοπικά. Με άλλα λόγια, μερικά είναι περιοδικά — για παράδειγμα για τη βιασύνη των διακοπών.

Η διαχείριση των συμβολαίων προμηθευτών είναι σημαντικό μέρος της αλυσίδας εφοδιασμού κάθε εταιρείας. Δεν είναι μόνο να διασφαλίσουμε ότι η εταιρεία έχει καλή σχέση με τους προμηθευτές της. Αφορά επίσης τη διασφάλιση ότι έχουν τις καλύτερες τιμές και όρους για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους.

Όσο καλύτερες είναι οι διαδικασίες διαχείρισης της σύμβασης προμηθευτή σας, τόσο πιο πιθανό είναι να μπορέσετε να πραγματοποιήσετε αυτά τα οφέλη.

Βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης συμβάσεων προμηθευτών και ιδέες βελτίωσης

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για το πώς να διαχειριστείτε καλύτερα τις συμβάσεις προμηθευτών σας

Αυτοματοποίηση

Χρησιμοποιώντας το λογισμικό CLM – Contract Lifecycle Management – ​​είστε σίγουροι ότι όλες οι συμβάσεις επιβλέπονται, μειώνετε τον χρόνο διαπραγμάτευσης και, το πιο σημαντικό, εξοικονομείτε χρήματα στο προσωπικό σας. Αυτός ο τύπος λογισμικού κάνει τα πάντα για εσάς. Ζουν στο cloud, αποθηκεύουν τα συμβόλαιά σας σε αυτό, χρησιμοποιούν τεχνολογία αιχμής blockchain για να παρακάμψουν την ηλεκτρονική υπογραφή και να διασφαλίσουν πρωτόκολλα ασφαλείας, να σας ειδοποιούν όταν υπάρχει πρόβλημα συμμόρφωσης – καλό ή κακό, και ακόμη και να ανανεώνουν συμβόλαια για εσάς.

Πρότυπα

Η πιο κουραστική και χρονοβόρα εργασία, όσον αφορά τη διαχείριση συμβάσεων προμήθειας είναι η συγγραφή τους. Εύρεση της σωστής ονοματολογίας, των σωστών νομικών γραμμών και της σωστής διατύπωσης. Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη με προρυθμισμένα πρότυπα συμβάσεων προμηθειών. Προγραμμένες συμβάσεις που μπορείτε να ξεθάψετε, να τροποποιήσετε και εν μέρει να ξαναγράψετε.

Ψηφιοποίηση

Οι μέρες των αχανών ντουλαπιών αρχείων έχουν παρέλθει εδώ και πολύ καιρό. Σήμερα, όλα είναι ψηφιακά και στο cloud. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι διαδικασίες και οι συμφωνίες διαχείρισης των συμβολαίων προμηθευτών σας βρίσκονται στο cloud. Εύκολη πρόσβαση από οποιονδήποτε εντός του οργανισμού σας, εύκολη επαλήθευση και, το πιο σημαντικό, εύκολη αναζήτηση.

διαχείριση συμβάσεων προμηθευτών

Οθόνη

Παραμείνετε ενήμεροι για την απόδοση του συμβολαίου προμηθειών σας. Η συμμόρφωση και η διασφάλιση ότι οι πωλητές σας τηρούν τη συμφωνία τους είναι δουλειά 24/7. Με το λογισμικό CLM, μπορείτε να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες αυτό το καθήκον φύλακα και να ζητήσετε από ένα AI να το φροντίσει. Θα σας ειδοποιούν όταν κάτι είναι απενεργοποιημένο και σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορούν ακόμη και να αναστείλουν την πληρωμή μέχρι να διορθωθεί αυτό το πρόβλημα.

Ορόσημα

Ορίστε υπενθυμίσεις, ειδοποιήσεις και άλλες εκθαμβωτικές σημαίες που σας θυμίζουν σημαντικά ορόσημα. Όχι μόνο έχουν ολοκληρωθεί οι εργασίες, αλλά και ότι ορισμένα στάδια – στον κύκλο ζωής της σύμβασης – έχουν επιτευχθεί. Αυτό περιλαμβάνει αυτόματες ανανεώσεις συμβολαίων.

Πλεονεκτήματα λογισμικού διαχείρισης συμβολαίων προμηθευτών

Η διαχείριση συμβολαίων προμηθευτών βοηθά τις εταιρείες να απλοποιήσουν τη διαδικασία διαχείρισης των συμβάσεων προμηθευτών και να διασφαλίσουν ότι μπορούν να αποκτήσουν τα επιθυμητά προϊόντα στις καλύτερες τιμές και σχεδόν χωρίς ταλαιπωρία.

Πλεονεκτήματα του λογισμικού διαχείρισης συμβολαίων προμηθευτών:

  • Το λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων προμηθευτών βοηθά τις εταιρείες να διατηρήσουν τη σχέση τους με τους προμηθευτές χωρίς να αντιμετωπίζουν προβλήματα.
  • Τους βοηθά επίσης να αποκτήσουν τα επιθυμητά προϊόντα από τους προμηθευτές τους σε χαμηλότερες τιμές.
  • Ο κίνδυνος να κολλήσετε με έναν κακό πωλητή μειώνεται.
  • Σας ενημερώνουμε για ορόσημα.
  • Μειώστε το κόστος όταν πρόκειται για μέλη προσωπικού που είναι αφοσιωμένα στην επίβλεψη συμβολαίων.
  • Να σας υπενθυμίσω την ανανέωση συμβολαίου.