Διαχείριση Συμβάσεων στις Προμήθειες: Στόχοι και Οφέλη

Η αποτελεσματική διαχείριση των συμβάσεων είναι ζωτικής σημασίας για τη βελτίωση της συμμόρφωσης κατά τις συναλλαγές με πελάτες, συνεργάτες και προμηθευτές. Χρησιμοποιώντας τις μεθόδους και τις θεωρίες της αποτελεσματικής διαχείρισης συμβολαίων, οι επιχειρήσεις και οι επωνυμίες μπορούν να οικοδομήσουν ισχυρότερες σχέσεις με τους συνεργάτες τους και να δημιουργήσουν και να διατηρήσουν την αξία των υπηρεσιών τους.

Τι είναι η Διαχείριση Συμβάσεων στις Προμήθειες;

Εάν η επιχείρησή σας ασχολείται ενεργά με την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών, είναι πιθανό να συνάψετε ήδη συμφωνίες προμήθειας. Ωστόσο, η διαχείριση συμβάσεων στις προμήθειες σχετίζεται ιδιαίτερα με τη διαδικασία οργάνωσης και διατήρησης των συμβάσεων που συνδέονται με αυτές τις εξαγορές. Με αυτόν τον τρόπο, η επιχείρησή σας μπορεί να διασφαλίσει τη συμμόρφωση σε όλες τις δραστηριότητές της, ενώ παράλληλα ενισχύει την παραγωγικότητα και την αξία.

Ποιοι είναι οι Στόχοι της Διαχείρισης Συμβάσεων στις Προμήθειες;

Για να διασφαλιστεί ότι το προϊόν/υπηρεσία πωλείται σε συμφωνημένη τιμή

Οι όροι της σύμβασης που υπογράφει μια επιχείρηση με τους πωλητές της μπορεί να είναι η βασική διαφορά μεταξύ ενός προϊόντος που παραμένει στα ράφια για χρόνια ή σιγά σιγά εξαφανίζεται. Εάν ένας πωλητής υπογράψει μια συμφωνία με έναν διανομέα που κοστολογεί το προϊόν του πολύ φθηνά, μπορεί να βρεθεί να χάσει χρήματα. Από την άλλη πλευρά, ένας πωλητής μπορεί επίσης να αρχίσει να αγωνίζεται εάν η τιμή ενός προϊόντος αυξηθεί πολύ απότομα.

Αυτή η ανάγκη για ισορροπία καθιστά ξεκάθαρη τη σημασία της διαχείρισης των συμβάσεων στις προμήθειες. Όταν και τα δύο μέρη συμφωνήσουν για την τιμή, αυτές οι ανησυχίες παύουν να υφίστανται, επιτρέποντας στις δύο επιχειρήσεις να προγραμματίσουν για το μέλλον.

Για να αξιολογήσετε εάν το προϊόν/υπηρεσία συμμορφώνεται με καθορισμένα πρότυπα ποιότητας

Διασφάλιση ποιότητας (QA) έχει γίνει αναπόσπαστο μέρος του κύκλου διαχείρισης των συμβάσεων προμηθειών. Καμία επιχείρηση δεν θέλει να αισθάνεται δεσμευμένη σε ένα προϊόν που δεν μπορεί να πουλήσει επειδή οι τελικοί καταναλωτές πιστεύουν ότι η ποιότητα είναι πολύ κακή. Ευτυχώς, η διαδικασία διαχείρισης συμβολαίων προμηθειών βοηθά να διασφαλιστεί ότι το προϊόν ή η υπηρεσία ταιριάζει με το πρότυπο προτού οποιοδήποτε στυλό συναντήσει τη διακεκομμένη γραμμή.

διασφάλιση ποιότητας στη διαχείριση συμβάσεων προμηθειών

Προτού οριστικοποιήσει η επιχείρησή σας οποιαδήποτε συμφωνία με έναν συνεργάτη, μπορείτε να ορίσετε ένα αυστηρό σύνολο οδηγιών προεπιλογής που πρέπει να ικανοποιούν οι προμηθευτές σας πριν λάβουν την πλήρη πληρωμή. Αυτές οι απαιτήσεις επιτρέπουν επίσης σε όλους τους πιθανούς και μελλοντικούς συνεργάτες να κατανοήσουν τα πρότυπα που πρέπει να πληρούν για να αυξήσουν τις πωλήσεις τους ή να υπογράψουν σημαντικές συμβάσεις.

Για να διασφαλίσετε ότι το προϊόν/υπηρεσία παραδίδεται έγκαιρα, στο σωστό μέρος και στη σωστή ποσότητα

Ένα από τα βασικά ζητήματα που στοχεύει να αντιμετωπίσει η διαδικασία διαχείρισης των συμβάσεων προμηθειών είναι η αποτελεσματική παράδοση. Καθορίζοντας τις κύριες λεπτομέρειες σχετικά με τη διανομή, οι πωλητές σας μπορούν να κατανοήσουν τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούν. Εάν αποτύχουν να το κάνουν, μπορεί να τους βρείτε ότι παραβιάζουν τη σύμβαση, γεγονός που μπορεί να θέσει σε κίνδυνο μελλοντικές συμφωνίες.

Για να διασφαλιστεί ότι η διαχείριση προμηθευτών είναι οικονομικά αποδοτική

Η διαχείριση προμηθευτών περιλαμβάνει ουσιαστικά τις λειτουργίες που επιτρέπουν σε έναν οργανισμό να λαμβάνει μέτρα για τη μείωση του κινδύνου και τον έλεγχο όλων των δαπανών που σχετίζονται με τους πωλητές. Δυστυχώς, όταν η επιχείρησή σας αρχίζει να συναλλάσσεται με πολλούς προμηθευτές, η παρακολούθηση αυτών των πληροφοριών μπορεί να γίνει δύσκολη, με αποτέλεσμα τα πράγματα να ξεφεύγουν γρήγορα από τον έλεγχο.

Η αποτελεσματική διαχείριση συμβολαίων βοηθά στη διατήρηση της τιμής της διαχείρισης των συνεργατών σας όσο το δυνατόν χαμηλότερα, εισάγοντας ένα ενοποιημένο σύστημα διαχείρισης προμηθευτών. Αυτή η διαδικασία κρατά την ομάδα σας να βαδίζει προς τα εμπρός προς την ίδια κατεύθυνση, κάτι που βοηθά στην αύξηση της παραγωγικότητας και στη μείωση του χρόνου που δαπανάται για τη δημιουργία και την παρακολούθηση συμβάσεων προμηθευτών.

Ποια είναι τα οφέλη της διαχείρισης συμβολαίων στις προμήθειες;

Βελτίωση της Συμμόρφωσης

Ένας από τους βασικούς λόγους για τους οποίους οι επιχειρήσεις συνεχίζουν να βελτιώνουν τη διαδικασία διαχείρισης συμβάσεων είναι η συμμόρφωση. Αυτές οι συμφωνίες βοηθούν στη θέσπιση του νόμου που πρέπει να ακολουθείτε εσείς και οι συνεργάτες σας. Σε περίπτωση που κάποιο μέρος δεν το πράξει, οι νομικές συνέπειες είναι διαφανείς στους όρους και τις προϋποθέσεις.

συμμόρφωση με τη σύμβαση προμήθειας

Καθώς οι νομικές μάχες μεταξύ δύο εταιρειών τείνουν πάντα να είναι χρονοβόρες και δαπανηρές εμπειρίες, όλα τα μέρη έχουν ισχυρό κίνητρο να συνεχίσουν τους όρους και τις προϋποθέσεις της σύμβασης.

Ελαχιστοποίηση κινδύνων

Ενώ οι προμήθειες μπορεί να είναι ιδιαίτερα κερδοφόρες, εμπεριέχουν επίσης σημαντική ποσότητα αβεβαιότητας. Σε ορισμένα σενάρια, ο σύντροφός σας μπορεί να αυξήσει την τιμή των αγαθών και των υπηρεσιών, αφήνοντάς σας λιγότερα δωρεάν μετρητά για να σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε στην επιχείρησή σας. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να αντιμετωπίσετε προμηθευτές που δεν ανταποκρίνονται στις παραδόσεις τους, με αποτέλεσμα να μην έχετε τίποτα να προσφέρετε στους πελάτες του τελευταίου μιλίου.

Ευτυχώς, η διαδικασία διαχείρισης συμβολαίων στις προμήθειες βοηθά την επιχείρησή σας παρέχοντάς σας όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για να αντιμετωπίσετε αυτούς τους κινδύνους. Η λειτουργία σάς επιτρέπει να ορίσετε σταθερές τιμές στο συμβόλαιό σας για να αντιμετωπίσετε τυχόν διακυμάνσεις, καθώς και να παρέχετε όρους παράδοσης που πρέπει να ακολουθούν οι πωλητές σας. Επιπλέον, αυτή η διαδικασία βοηθά στη διασφάλιση της ποιότητας όλων των προϊόντων που φτάνουν στην πόρτα σας, καθιστώντας την ένα εξαιρετικό εργαλείο για τις επιχειρήσεις.

Αποφυγή περίπλοκων θεμάτων διαχείρισης συμβολαίων

Καθώς η επιχείρησή σας αρχίζει να συναλλάσσεται με πολλούς προμηθευτές, μπορεί να φτάσετε σε ένα σημείο όπου η διαχείριση συμβολαίων γίνεται ταλαιπωρία. Η ομάδα σας μπορεί να αφιερώσει αρκετές ώρες για να επεξεργαστεί τεράστιες συμβάσεις κατά τη διάρκεια της προυπογραφής, και να κολλήσει σε μια αντιπαράθεση με τον αντισυμβαλλόμενο. Εν τω μεταξύ, το ανεκτέλεστο των υφιστάμενων συμβολαίων μπορεί επίσης να αρχίσει να συσσωρεύεται, αφήνοντας την επιχείρησή σας να μπλοκαριστεί μεταξύ ενός βράχου και ενός δύσκολου τόπου. Φυσικά, η διαχείριση συμβολαίων βοηθά στην επίλυση όλων αυτών των ζητημάτων, προσφέροντας στην ομάδα σας μια βελτιωμένη μέθοδο αντιμετώπισης όλων των μερών.

Βοηθά στη διαχείριση και την ενημέρωση ημερομηνιών ανανέωσης

Μόλις εσείς και ένας συνεργάτης πλησιάσετε στο τέλος ενός συμβολαίου, μπορεί να αρχίσετε να σκέφτεστε την ανανέωση. Αυτή η φάση παρουσιάζει μια ευκαιρία να διαπραγματευτείτε νέους όρους εάν η επιχείρησή σας βρεθεί σε ισχυρότερη θέση. Οι ανανεώσεις συμβολαίων ενεργούν επίσης για να μεγιστοποιήσουν τις σχέσεις ανάμεσα σε εσάς και τους προμηθευτές σας.

ανανεώσεις συμβάσεων προμήθειας αυτοκινήτων

Δυστυχώς, πολλές επιχειρήσεις δυσκολεύονται να πλοηγηθούν σωστά σε αυτή τη φάση λόγω κακών διαδικασιών διαχείρισης συμβολαίων. Σε σενάρια όπου το συμβόλαιο ανανεώνεται αυτόματα, αυτό μπορεί να τους αφήσει με έναν τρομερό πωλητή για τα επόμενα χρόνια. Από την άλλη πλευρά, η αποτυχία συνέχισης της συμφωνίας στην καθορισμένη ημερομηνία μπορεί να οδηγήσει στην απώλεια της επιχείρησής σας κατά την επαναδιαπραγμάτευση.

Η διαδικασία διαχείρισης συμβολαίων στοχεύει στην επίλυση αυτών των ζητημάτων δημιουργώντας έναν αποτελεσματικό τρόπο παρακολούθησης και διατήρησης των συμβάσεων. Χρησιμοποιώντας αυτήν τη διαδικασία, η επιχείρησή σας θα γνωρίζει πάντα πότε μια σύμβαση πρόκειται να λήξει ή να ανανεωθεί αυτόματα, επιτρέποντάς σας να κάνετε την καταλληλότερη ενέργεια.

Βελτίωση της εκτέλεσης του ελέγχου των συμβάσεων προμηθειών

Ο έλεγχος των προμηθειών είναι ένα ουσιαστικό μέρος του κύκλου αγορών που γενικά περιλαμβάνει την αναθεώρηση διαφόρων τμημάτων όλων των υφιστάμενων συμβολαίων σας. Χρησιμοποιώντας τη διαχείριση συμβολαίων, η επιχείρησή σας μπορεί να αποκτήσει μια εναέρια εικόνα των διαφόρων πτυχών της επιχειρηματικής σας διαδικασίας, όπως η απόδοση των δαπανών σας, η βελτιωμένη ροή εργασιών σας, η νομιμότητα των τιμολογίων σας και πολλά άλλα.