Γιατί να δοθεί προτεραιότητα στον νομικό αυτοματισμό το 2022; Βασικοί λόγοι

Οι νομικές ομάδες και τα τμήματα αντιμετωπίζουν πολλά διαφορετικά ζητήματα το 2022 από αυτά που αντιμετώπιζαν στο παρελθόν. Το δικηγορικό επάγγελμα είναι από τη φύση του ταραχώδες, αλλά η αυτοματοποίηση, συμπεριλαμβανομένης της αυτοματοποίησης νομικών συμβάσεων, έχει τη δυνατότητα να απελευθερώσει πολλές χρεώσιμες και μη χρεώσιμες ώρες. Επιπλέον, το στοιχείο του ανθρώπινου λάθους αφαιρείται όταν χρησιμοποιείται νομική αυτοματοποίηση ροής εργασιών.

Τι είναι ο νομικός αυτοματισμός; Τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί σε νομικές ομάδες και τμήματα;

Μέχρι περίπου το 2018, υπήρχε μια διακύμανση στον ενθουσιασμό για το νόμιμο λογισμικό αυτοματισμού ροής εργασιών. Ωστόσο, τώρα βλέπουμε μια άνοδο στο ενδιαφέρον. Αυτό δεν προκαλεί έκπληξη, δεδομένου ότι οι επιχειρήσεις έχουν εκφράσει στο παρελθόν αυξανόμενο ενδιαφέρον για λύσεις αυτοματισμού. Τα εργαλεία αυτοματοποίησης νομικών εγγράφων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία ποικίλων νομικών εγγράφων.

Η αυτοματοποίηση νομικών εγγράφων γίνεται όλο και περισσότερο μια απαίτηση για τις δικηγορικές εταιρείες. Εξοικονομεί πολύ χρόνο δημιουργώντας αυτόματα χαρτιά που χρησιμοποιούνται συχνά. Αυτά τα προϊόντα ποικίλλουν από απλό λογισμικό συμπλήρωσης φόρμας έως πολύπλοκα ηλεκτρονικά έγγραφα που έχουν σχεδιαστεί για μεμονωμένους επαγγελματίες, εταιρείες «BigLaw» και οτιδήποτε ενδιάμεσα.

Για να δημιουργήσετε μια νέα έκδοση ενός τυπικού εγγράφου, συνήθως ξεκινήστε με ένα υπάρχον έγγραφο που είναι συγκρίσιμο με αυτό που θα θέλατε να δημιουργήσετε. Στη συνέχεια, στην εφαρμογή επεξεργασίας λέξεων, χρησιμοποιήστε “εύρεση και αντικατάσταση” για να αντικαταστήσετε τυχόν εμφανίσεις μεταβλητού κειμένου, όπως ταυτότητες και άλλα δεδομένα. Όχι μόνο αυτό, αυτή η μέθοδος όχι μόνο απαιτεί χρόνο αλλά παρέχει επίσης πολλές δυνατότητες για σφάλματα.

Όλα αυτά αλλάζουν με την εισαγωγή της αυτοματοποίησης στη νομική βιομηχανία, η οποία παρέχει μια πιο αποτελεσματική προσέγγιση για τη δημιουργία νέων εγγράφων.

χρησιμοποιώντας ένα νόμιμο εργαλείο αυτοματισμού

Οι εταιρείες κατασκευάζουν πρότυπα από τα έγγραφά τους που χρησιμοποιούνται τακτικά, όπως φόρμες πρόσληψης, συμφωνίες διατήρησης, υπομνήματα και πολλά άλλα, χρησιμοποιώντας νομικά εργαλεία αυτοματισμού. (Τα πρότυπα περιλαμβάνονται σε ορισμένα στοιχεία για να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε.) Μόλις δημιουργήσετε τα πρότυπα, το πρόγραμμά σας θα αναλάβει τα υπόλοιπα δημιουργώντας αυτόματα νέα έγγραφα. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να ληφθούν από άλλα συστήματα ή να εισαχθούν μέσω ενός καθοδηγούμενου ερωτηματολογίου, ανάλογα με το πρόγραμμα.

Οποιοσδήποτε όγκος δημιουργίας εγγράφων μπορεί να επωφεληθεί από την αυτοματοποίηση εγγράφων. Τα έγγραφα συναλλαγών, όπου αλλάζετε κοινές φόρμες συμβάσεων, είναι οι καλύτεροι υποψήφιοι για αυτοματοποιημένη νομική ροή εργασιών.

Η αυτοματοποίηση του νομικού τμήματος μπορεί να προετοιμάσει γρήγορα τα ακόλουθα έγγραφα για τον ίδιο πελάτη μόλις συλλεχθούν οι πληροφορίες του πελάτη:

Εντολές αγοράς, λειτουργικά συμβόλαια, συμβόλαια για επιχειρήσεις, προτάσεις για επιχειρήσεις, οικονομικές καταστάσεις, συμβάσεις δανείου, υποθήκες, ρυθμιστικές συμφωνίες και συμφωνίες μη γνωστοποίησης (NDA) είναι ένας τύπος μη γνωστοποίησης, Διαθήκες και Καταπιστεύματα είναι δύο είδη εγγράφων σχεδιασμού ακινήτων.

Γιατί να θεωρήσετε τη νομική αυτοματοποίηση προτεραιότητα για το 2022;

Μείωση του χρόνου για τη σύναψη σύμβασης

Διαδικασίες που είναι πιο αποτελεσματικές: Η αυτοματοποίηση εγγράφων μειώνει τον χρόνο που απαιτείται για τη δημιουργία νέας νομικής τεκμηρίωσης και βελτιώνει την ποιότητα των υπηρεσιών. Μειωμένα σφάλματα: Σε αντίθεση με την παραγωγή ανθρώπινων εγγράφων, η νομική αυτοματοποίηση εγγράφων εισάγει δεδομένα πελάτη χωρίς σφάλματα και μπορεί να εντοπίσει ασυνέπειες με βάση τα έγγραφα προηγούμενων συμφωνιών με τον πελάτη.

Συμβάσεις που είναι βελτιστοποιημένες

Οι γενικές συμφωνίες μπορεί να είναι υπερβολικά λογικές και η προσθήκη συγκεκριμένων λέξεων αργότερα μπορεί να κάνει τα έγγραφα πιο μακροσκελή. Τα συστήματα αυτοματισμού εγγράφων ενδέχεται να βελτιστοποιήσουν το κείμενο και να αφήσουν όλα τα απαραίτητα σε αυτό.

Ελευθερώστε χρόνο για περισσότερη εργασία υψηλής αξίας

Αξιοποιήστε στο έπακρο τον χρόνο σας. Ο χρόνος που αφιερώνετε εσείς και η ομάδα σας για τη δημιουργία εγγράφων μπορεί να μειωθεί δραστικά με την αυτοματοποίηση εγγράφων. Στην πραγματικότητα, ορισμένοι δικηγόροι ισχυρίζονται ότι η χρήση αυτοματισμού για την προετοιμασία εγγράφων τους εξοικονομεί έως και 82 τοις εκατό του χρόνου τους. Αυτό απελευθερώνει τους δικηγόρους σας με υψηλή εξειδίκευση (και με καλή αποζημίωση) να ασχοληθούν με πιο περίπλοκα —και σημαντικά— νομικά ζητήματα και να υπογράψουν νέους πελάτες.

αυτοματοποίηση ροής εργασιών νομικής ομάδας

Ενισχύστε τη νομική δραστηριότητα με τις επιλογές αυτοεξυπηρέτησης

Βελτιωμένη εμπειρία πελάτη: Ο χειρισμός της νομικής γραφειοκρατίας πιο γρήγορα και με λιγότερα λάθη θα βελτιώσει την ευτυχία των καταναλωτών. Οι υπηρεσίες σταθερής χρέωσης σάς επιτρέπουν να κερδίσετε περισσότερα χρήματα. Η χρεώσιμη ώρα καταργείται σταδιακά από το δικηγορικό επάγγελμα.

Βελτιώστε την εμπειρία του πελάτη. Η αυτοματοποίηση εγγράφων μειώνει τον χρόνο διεκπεραίωσης και μειώνει τα σφάλματα τεκμηρίωσης, τα οποία και τα δύο θα βελτιώσουν την εμπειρία του πελάτη σας. Μπορείτε να παρέχετε στους πελάτες περισσότερα για τα χρήματά τους, καθώς οι δικηγόροι σας θα αφιερώνουν περισσότερο χρόνο συμβουλευόμενοι και ερευνώντας αντί για τη δημιουργία τεκμηρίωσης.

Ποια εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν τις νομικές ομάδες και τα τμήματα να αυτοματοποιήσουν τη ροή εργασίας τους;

Διατηρήστε τις γνώσεις σας ενημερωμένες. Η αυτοματοποίηση εγγράφων γίνεται πιο συνηθισμένη στον νομικό τομέα. Οι εταιρείες το βρίσκουν πιο απλό από ποτέ να αυτοματοποιήσουν τη δημιουργία εγγράφων, να ενσωματώσουν ροές εργασίας εγγράφων και να φέρουν τις επιχειρήσεις τους στον εικοστό πρώτο αιώνα χάρη στη νέα τεχνολογία.

Κατά την προετοιμασία νομικών εγγράφων, η τεχνολογία αυτοματισμού μπορεί να επιταχύνει αυτές τις λειτουργίες και να αποφύγει τυχόν ελλείψεις ή λανθασμένες πληροφορίες πελατών. Επειδή η διαδικασία δεν περιλαμβάνει ανθρώπινους συμμετέχοντες, τα νομικά τμήματα μπορούν να εξοικονομήσουν έως και 70% στον χρόνο δημιουργίας εγγράφων.

Όσο ικανοποιητικός κι αν είναι ο νομικός κλάδος, έχει ορισμένα μειονεκτήματα, ένα από τα οποία είναι ο υπερβολικός χρόνος που αφιερώνεται στη γραφειοκρατία. Οι συμφωνίες, οι συμφωνίες διατήρησης, οι δηλώσεις διακανονισμού και άλλα τυπικά νομικά έγγραφα μπορεί να είναι χρονοβόρα. Ωστόσο, οι τεχνολογικές εξελίξεις βοηθούν σε αυτόν τον μετασχηματισμό.

Η αυτοματοποίηση εγγράφων γίνεται λιγότερο σημαντική όταν πρόκειται για δικαστικούς τομείς που απαιτούν πιο εξατομικευμένη γραφή. Η αυτοματοποίηση νομικών εγγράφων έχει πολλά πλεονεκτήματα. Οι εταιρείες που είναι έτοιμες να αποδεχθούν τη νέα τεχνολογία λαμβάνουν μια σειρά από οφέλη, τα οποία τείνουν να τους προσφέρουν μακροπρόθεσμο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Αυτοί ήταν μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους η αυτοματοποίηση εγγράφων μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας.

αυτοματοποίηση νομικών εγγράφων

Αυτό θα οδηγήσει επίσης σε αύξηση του αριθμού των νομικών εγγράφων που παράγονται. Η δημιουργία αυτών των εγγράφων με το χέρι ήταν αρκετά δύσκολη, αλλά η προσθήκη περισσότερων θα είναι πολύ πιο δύσκολη. Αυτό είναι πιθανό να δώσει κίνητρα στα νομικά τμήματα να υιοθετήσουν ακόμα περισσότερο αυτοματοποιημένες λύσεις.

Κατά την προετοιμασία του πιλότου και την αναθεώρηση των KPI του έργου, είναι φυσικό να αναρωτιόμαστε: «Από πού ξεκινάμε;» και “Πώς επιλέγουμε τα σωστά έγγραφα;”

Οι εταιρείες έχουν εκατοντάδες διαφορετικούς φακέλους υποθέσεων, συμβάσεις και έγγραφα στους διακομιστές τους που έχουν χρησιμοποιηθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα. Όταν δεν υπάρχει ακόμη εγκεκριμένο κοινό πρότυπο (πιστέψτε μας, αυτό ισχύει για έως και το 95% των επιχειρήσεων), ήταν πάντα το ζήτημα του τρόπου οργάνωσης των πληροφοριών από τους φακέλους υποθέσεων καθώς και της προσέγγισης που θα ακολουθηθεί. Ποιος πρέπει να το κάνει, αλλά ποια είναι τα βήματα από τα αρχεία υποθέσεων έως τα αυτοματοποιημένα πρότυπα που έχουν εγκριθεί;

Πολλές πρωτοβουλίες απέτυχαν ως αποτέλεσμα της παράβλεψης ή της πλήρους αγνόησης των συμφερόντων του πελάτη. Τα συμφέροντα των πελατών θα πρέπει να ενσωματώνονται στο DNA κάθε νέας πρωτοβουλίας καινοτομίας και το ερώτημα “πώς θα μας βοηθήσει αυτή η τεχνολογία να εξυπηρετήσουμε καλύτερα τους πελάτες;” πρέπει να λειτουργήσει ως καταλύτης για τις συνεχείς αλλαγές. Για παράδειγμα, η καινοτομία θα πρέπει να επιτρέπει στους πελάτες να μειώνουν το κόστος εξυπηρέτησης, να απλοποιούν την εμπειρία των πελατών και τους χρόνους παράδοσης υπηρεσιών, να ενσωματώνουν τη λύση στις διαδικασίες πελατών και να παρέχουν πρόσβαση στην τεχνολογία της εταιρείας (όπως η ψηφιακή υπογραφή και οι ροές εργασίας).

Τελικές σκέψεις σχετικά με τον νομικό αυτοματισμό

Η αυτοματοποίηση νομικών εγγράφων θα εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο στα νομικά τμήματα και θα επιτρέψει στο προσωπικό να επικεντρωθεί σε εργασίες υψηλότερης αξίας αντί να εισάγει με μη αυτόματο τρόπο πληροφορίες πελατών σε πρότυπα νομικών εγγράφων.

Τα νομικά σφάλματα εγγράφων μπορεί να οδηγήσουν σε μεγάλα ποσά απρόβλεπτων δαπανών και να θέσουν τις επιχειρήσεις σε δύσκολη κατάσταση. Στο σημερινό αβέβαιο οικονομικό κλίμα, οι επιχειρήσεις πρέπει να επιδεικνύουν μεγαλύτερη προσοχή, ιδιαίτερα στις νόμιμες λειτουργίες, για να αποτρέψουν επιπλοκές που προκύπτουν από την έλλειψη συμμόρφωσης.